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Remplir son BPF, le bilan pédagogique et financier
Chaque année avant le 31 mai, tout organisme de formation déclare son activité dans le bilan pédagogique et financier. Le BPF n'est pas un formulaire de plus : il conditionne le maintien de votre déclaration d'activité. Voici à quoi il sert, comment le remplir cadre par cadre et les pièges qui déclenchent une relance.
À quoi sert le BPF
Un état annuel de votre activité de formation, pour l'administration.
Le bilan pédagogique et financier est une obligation légale pour tout organisme titulaire d'un numéro de déclaration d'activité. Il retrace, pour l'exercice comptable écoulé, l'origine de vos produits (entreprises, OPCO, particuliers, fonds publics), la répartition de vos charges, le nombre de stagiaires et d'heures dispensées, ainsi que la nature des formations réalisées.
Ces données servent à l'État pour mesurer le marché de la formation professionnelle et pour vérifier que votre activité correspond bien à une réalité. Le dépôt se fait en ligne sur la plateforme Mon Activité Formation. Un organisme sans activité sur l'année doit tout de même déposer un bilan à zéro : l'oubli, même sans chiffre d'affaires, est sanctionné.
L'échéance à ne pas manquer
Le 31 mai, chaque année, sans rappel officiel.
Le BPF doit être transmis au plus tard le 31 mai pour l'exercice comptable clos l'année précédente. L'administration n'envoie pas toujours de rappel : la date est à noter dès la clôture de vos comptes. Un dépôt tardif ou absent expose à une relance de la DREETS, puis, en cas de silence prolongé, à la caducité de votre déclaration d'activité. Vous perdez alors le droit de faire financer vos formations, le temps de régulariser.
Comment le remplir, cadre par cadre
Le formulaire s'organise en grands cadres, chacun avec sa logique.
Cadre A : identification
Vos coordonnées, votre numéro de déclaration d'activité et la période de l'exercice déclaré. Vérifiez la cohérence avec vos statuts et votre dernier bilan.
Cadre B : bilan financier
L'origine de vos produits ligne par ligne : entreprises pour leurs salariés, OPCO, pouvoirs publics, contrats avec des particuliers, autres organismes de formation. Les totaux doivent concorder avec votre comptabilité.
Cadre C : charges
La ventilation de vos dépenses liées à l'activité de formation, dont la sous-traitance versée à d'autres organismes. Cohérence exigée avec le cadre B.
Cadre D et E : activité
Le nombre de stagiaires, les heures-stagiaires réalisées et la répartition par type d'action et par spécialité de formation. Ces chiffres viennent directement de vos sessions et de vos émargements.
Cadre F : sous-traitance
Les prestations confiées à d'autres organismes et celles réalisées pour le compte d'un autre organisme. À isoler pour éviter le double comptage des heures.
Contrôle de cohérence
Avant de valider, la plateforme vérifie la concordance entre les cadres. Un écart entre produits déclarés et heures réalisées bloque la validation ou déclenche un contrôle.
Les pièges à éviter
La plupart des relances viennent d'incohérences internes, pas de fraude.
- Reporter les chiffres à la main. Recompter les heures-stagiaires dans un tableur de fin d'année ouvre la porte aux erreurs de saisie. Partez des données réelles de vos sessions.
- Oublier la sous-traitance. Une prestation sous-traitée mal ventilée fausse à la fois les charges et les heures, et fait sonner l'alerte de cohérence.
- Confondre chiffre d'affaires et produits de formation. Seuls les produits liés à l'activité de formation entrent dans le bilan financier, pas votre activité totale.
- Sauter le bilan à zéro. Pas d'activité ne veut pas dire pas de dépôt. Le bilan reste obligatoire, même vide.
- Attendre la dernière semaine. Rassembler les justificatifs fin mai, dans l'urgence, c'est prendre le risque de déposer un bilan incohérent.
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Dans Akadéo, chaque session enregistre ses stagiaires, ses heures et son financement. La facturation relie chaque produit à son origine, entreprise, OPCO ou particulier. Au moment de remplir le BPF, les chiffres sont déjà consolidés : heures-stagiaires, répartition des produits, sous-traitance. Vous reportez des données vérifiées au lieu de reconstituer une année entière de mémoire.
Voir le module facturation et BPF
À lire aussi : préparer son audit Qualiopi et le modèle de convention de formation.
Questions fréquentes
Quelle est la date limite pour déposer le BPF ?
Le bilan pédagogique et financier doit être transmis au plus tard le 31 mai de chaque année, pour l'exercice comptable précédent. Il se dépose en ligne sur la plateforme Mon Activité Formation de la DGEFP.
Qui doit remplir un BPF ?
Tout organisme ayant un numéro de déclaration d'activité doit déposer un BPF chaque année, même si l'activité de formation a été nulle sur l'exercice. Un bilan à zéro reste obligatoire.
Que risque-t-on à ne pas déposer le BPF ?
L'absence de dépôt peut entraîner la caducité de la déclaration d'activité, ce qui vous fait perdre la possibilité de faire financer vos actions. La DREETS relance d'abord, puis peut prononcer l'annulation du numéro.
Le BPF est-il lié à Qualiopi ?
Ce sont deux obligations distinctes mais complémentaires. Le BPF déclare votre activité et son financement, Qualiopi certifie la qualité de vos processus. Les données de vos sessions alimentent les deux, d'où l'intérêt d'un outil qui les centralise.
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