Créer son organisme de formation, étape par étape

Aucune forme juridique n'est imposée aux organismes de formation. Le choix se joue sur la fiscalité, la protection sociale et le volume prévisionnel, pas sur l'activité elle-même. Un formateur qui démarre seul le fait souvent en entreprise individuelle ou en micro-entreprise, quitte à basculer en société quand le chiffre d'affaires progresse.

Deux points méritent attention dès l'immatriculation. Le code APE associé à la formation continue d'adultes est le 8559A : il n'a pas de valeur juridique en soi, mais un code incohérent fait poser des questions au moment de la déclaration. Et si vous relevez de la micro-entreprise, gardez en tête le plafond de chiffre d'affaires des prestations de services, qui arrive vite dès que les sessions s'enchaînent.

La TVA suit une règle propre à la formation professionnelle continue : l'exonération existe, mais elle se demande à votre service des impôts des entreprises et n'a rien d'automatique. Elle change vos prix affichés comme vos factures. À trancher avant votre premier devis, pas après.

Contre-intuitif mais central : on ne déclare pas une intention. La déclaration d'activité s'appuie sur une première convention de formation professionnelle signée avec un client professionnel, ou sur un premier contrat de formation signé avec un particulier qui finance lui-même. Sans ce document, le dossier est renvoyé.

Cette première convention doit déjà être conforme : intitulé et objectifs de l'action, nature, durée, effectif, prix, modalités de règlement, conditions de désistement. Les mentions attendues sont détaillées dans notre modèle de convention de formation. Une convention bâclée au démarrage se paie deux fois : au dépôt du dossier, puis en audit.

Le compteur tourne à partir de cette signature : trois mois pour déposer votre déclaration d'activité. Passé ce délai, vous restez en activité sans numéro, ce qui bloque tout financement et fragilise vos conventions en cours.

Le numéro obtenu n'est ni un agrément ni un label, et le présenter comme une caution de l'État est interdit. La formule à reprendre telle quelle sur vos documents est : « Cet enregistrement ne vaut pas agrément de l'État. » Ce numéro vous identifie, il ne certifie rien de la qualité de vos prestations.

Depuis le 1er janvier 2022, un organisme qui veut être financé par un OPCO, le CPF, France Travail, l'État ou une région doit être certifié Qualiopi au titre du Référentiel National Qualité. Sans certification, vos actions restent vendables en direct à des entreprises ou à des particuliers qui paient de leur poche, mais vous sortez du circuit des fonds mutualisés, qui représente la majorité du marché.

La certification s'obtient auprès d'un organisme certificateur accrédité, à l'issue d'un audit initial portant sur les indicateurs du référentiel applicables à votre activité. Un audit de surveillance intervient ensuite, puis un audit de renouvellement. Le point que sous-estiment les nouveaux déclarants : ce ne sont pas les intentions qui sont auditées, ce sont les preuves. Notre guide préparer son audit Qualiopi détaille les indicateurs critère par critère et la liste des preuves à réunir.

• Le bilan pédagogique et financier, chaque année avant le 31 mai, même si votre activité a été nulle. Notre guide remplir son BPF reprend le formulaire cadre par cadre.
• Le règlement intérieur applicable aux stagiaires, remis en début de formation, qui fixe les règles d'hygiène, de sécurité et de discipline.
• Les documents contractuels et pédagogiques : convention ou contrat, programme, convocation, feuille d'émargement, attestation de fin de formation, certificat de réalisation pour les financeurs.
• Une comptabilité qui isole la formation, avec un compte de résultat distinct dès lors que l'organisme exerce aussi d'autres activités.
• L'information du public sur les prestations, les prix, les délais d'accès et l'accessibilité aux personnes en situation de handicap, qui sont aussi des indicateurs Qualiopi.

• Déclarer avant d'avoir vendu. Sans convention ou contrat signé joint au dossier, la déclaration ne peut pas être enregistrée.
• Une convention incomplète. Prix, durée, objectifs, modalités : chaque mention manquante est un motif de demande de pièces complémentaires, et trois mois passent vite.
• Un programme trop vague. Un intitulé sans objectifs mesurables ni contenu détaillé ne permet pas de rattacher l'action au champ de la formation professionnelle.
• Des formateurs sans justificatifs. L'expérience compte autant que le diplôme, mais elle doit être écrite et datée quelque part.
• Oublier le premier BPF. Un organisme déclaré en cours d'année dépose son bilan dès le 31 mai suivant, même pour quelques heures réalisées.

Une fois le numéro obtenu, le vrai sujet devient la répétition : produire à chaque session une convention conforme, un programme, une convocation, des émargements signés et une attestation, puis retrouver tout cela le jour de l'audit. Akadéo est le copilote IA qui prend cette charge : vous décrivez la session, le copilote rédige les documents au bon format, classe les preuves face aux indicateurs du référentiel et alimente votre bilan pédagogique et financier au fil de l'année.

L'essai gratuit de 14 jours se fait sans carte bancaire : de quoi produire vos premiers documents conformes pendant que votre déclaration est en cours d'instruction.

À lire aussi : préparer son audit Qualiopi, le modèle de convention de formation et remplir son BPF.