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Préparer son audit Qualiopi
L'audit Qualiopi ne se joue pas le jour J. Il se gagne dans les mois qui précèdent, en réunissant, pour chacun des 32 indicateurs, la preuve que vous faites vraiment ce que vous annoncez. Voici la démarche, critère par critère, et la checklist pour arriver serein.
La démarche, du diagnostic au passage
Qualiopi certifie votre processus, pas un dossier figé. L'auditeur vérifie que vos pratiques laissent des traces vérifiables.
Qualiopi est la certification qualité obligatoire pour tout organisme qui veut faire financer ses actions par un fonds public ou mutualisé (OPCO, CPF, France Travail, Région, État). Elle repose sur le Référentiel National Qualité, le RNQ, un socle commun de 7 critères et 32 indicateurs. La certification se déroule en trois temps : l'audit initial, un audit de surveillance entre le 14e et le 22e mois, puis l'audit de renouvellement au bout de trois ans.
Étape 1 : le diagnostic à blanc
Reprenez les 32 indicateurs un par un et posez la seule question qui compte : quelle preuve concrète puis-je montrer à l'auditeur ? Un indicateur sans preuve datée est un écart potentiel. Notez pour chacun l'état réel, les documents disponibles et ce qui manque.
Étape 2 : la constitution des preuves
La preuve n'est pas une intention, c'est une trace : un programme daté, un émargement signé, un questionnaire de satisfaction rempli, un compte rendu de veille. L'auditeur veut voir la réalité de vos sessions, pas des modèles vierges. Faites tourner au moins une action complète et documentée avant le passage.
Étape 3 : la revue avant l'audit
Une semaine avant, relisez chaque indicateur avec un regard d'auditeur. Vérifiez les dates, la cohérence entre le programme annoncé et l'action réalisée, et la présence des mentions obligatoires sur vos conventions et attestations.
Les 7 critères et leurs indicateurs
Ce que chaque critère cherche à prouver, en clair.
Critère 1 : information du public
Indicateurs 1 à 3. Vous diffusez une information précise et accessible sur vos prestations : objectifs, prérequis, durée, tarifs, modalités, résultats. La preuve, c'est votre site, vos programmes publiés et vos indicateurs de résultats affichés.
Critère 2 : objectifs et adaptation
Indicateurs 4 à 8. Vos objectifs sont définis, mesurables, et l'action est adaptée aux besoins et au positionnement de chaque apprenant. La preuve, c'est le programme détaillé et l'analyse du besoin en amont.
Critère 3 : accueil et suivi
Indicateurs 9 à 16. Conditions d'accueil, accompagnement, émargement, suivi de l'assiduité et gestion des abandons. C'est le critère le plus fourni : signatures, feuilles de présence et bilans y sont centraux.
Critère 4 : moyens
Indicateurs 17 à 20. Moyens humains, pédagogiques et techniques mobilisés, et coordination des intervenants. La preuve, ce sont vos supports, vos ressources et l'organisation de vos équipes.
Critère 5 : compétences des intervenants
Indicateurs 21 à 22. Vous qualifiez vos formateurs et vous entretenez leurs compétences. La preuve, ce sont les CV, diplômes et attestations de développement professionnel continu.
Critère 6 : environnement et veille
Indicateurs 23 à 27. Veille légale, réglementaire, sectorielle, sur les innovations pédagogiques et le handicap. La preuve, ce sont vos comptes rendus de veille datés et leur usage réel.
Critère 7 : amélioration continue
Indicateurs 28 à 32. Recueil des appréciations, traitement des réclamations et des aléas, mise en place d'actions correctives. La preuve, ce sont vos questionnaires, votre registre de réclamations et vos décisions d'amélioration.
La checklist avant le jour J
À cocher indicateur par indicateur, sans faire l'impasse.
- Programmes à jour : objectifs, prérequis, durée, modalités et tarifs cohérents entre le site, le catalogue et les conventions.
- Preuves de positionnement : une trace de l'analyse du besoin pour chaque apprenant ou chaque session.
- Émargements complets : signatures par demi-journée, présentiel comme distanciel, sans trou ni rature.
- Satisfaction recueillie : questionnaires à chaud, et à froid quand la nature de l'action l'exige, avec traitement des retours.
- Veille documentée : au moins un compte rendu daté par domaine de veille, relié à une décision concrète.
- Registre de réclamations : tenu même s'il est vide, avec la procédure associée.
- Compétences des intervenants : CV, qualifications et actualisation classés et accessibles.
Les erreurs qui coûtent un écart
La plupart des non-conformités ne viennent pas d'un manque de sérieux, mais d'une preuve absente ou incohérente.
Confondre modèle et preuve. Montrer un modèle de convention vierge ne prouve rien. L'auditeur veut la convention réelle, signée, rattachée à une session qui a eu lieu.
Des dates qui ne collent pas. Un émargement postérieur à l'attestation, un programme modifié après la session : la moindre incohérence de dates attire l'attention et fait douter du reste du dossier.
Oublier la veille. Les indicateurs 23 à 25 sont parmi les plus souvent en écart, parce que la veille est faite mais jamais tracée. Sans compte rendu daté, elle n'existe pas pour l'auditeur.
Ne pas traiter les retours. Recueillir la satisfaction sans en tirer d'action corrective vide le critère 7 de son sens. Gardez la trace de ce que vous décidez après chaque bilan.
Akadéo prépare ces preuves pour vous
Le copilote suit vos 32 indicateurs et rassemble les preuves au fil de vos sessions, pour que l'audit ne soit plus un sprint de dernière minute.
Akadéo relie chaque document que vous produisez à l'indicateur qu'il couvre. Vous créez une session, le copilote génère la convention, le programme et la convocation conformes. Vous émargez, la preuve de présence se classe toute seule. Vous recueillez la satisfaction, le critère 7 se remplit. Au moment de l'audit, votre dossier est déjà constitué, indicateur par indicateur.
Découvrir le module conformité Qualiopi
À lire aussi : le modèle de convention de formation et le guide pour remplir votre BPF.
Questions fréquentes
Combien de temps faut-il pour préparer un audit Qualiopi ?
Comptez deux à trois mois pour un premier audit, le temps de constituer les preuves sur chaque indicateur et de faire tourner au moins une session complète documentée. Un audit de surveillance se prépare plus vite si vos procédures sont déjà en place.
Combien d'indicateurs sont contrôlés lors de l'audit ?
Le Référentiel National Qualité compte 32 indicateurs répartis en 7 critères. Le nombre d'indicateurs applicables dépend de votre catégorie d'action : formation, bilan de compétences, VAE ou apprentissage.
Qu'est-ce qu'une non-conformité en audit Qualiopi ?
L'auditeur distingue la non-conformité mineure, qui doit être corrigée dans un délai, et la non-conformité majeure, qui bloque la certification tant qu'elle n'est pas levée. La plupart des écarts viennent de preuves manquantes plutôt que de procédures absentes.
Faut-il un logiciel pour réussir Qualiopi ?
Non, ce n'est pas obligatoire, mais un outil qui centralise vos preuves et génère les documents conformes réduit fortement le risque d'écart. Akadéo suit vos 32 indicateurs et prépare les preuves au fil de vos sessions.
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